Wird eine Rechnung erstellt, werden die Rechnungsdaten in der Veranstaltungsdatei gespeichert. Rechnungen sind eigenständige Dateien und nicht direkt mit Teilnehmerdatensätzen verbunden. Im Gegensatz zu den Daten werden die Rechnungs-PDFs nicht in der Datei gespeichert. Wenn Sie diese benötigen, sollten Sie diese entweder herunterladen oder per Mail verschicken. 

Rechnungen

Unter Rechnungen werden alle bereits erstellten Rechnungen aufgelistet. Um mit diesen Rechnungen weitere Aktionen vorzunehmen, wählen Sie die gewünschten Rechnungen über die Checkbox aus. 

Über Download werden alle ausgewählten Rechnungen gemäß des aktuellen Layouts in einer .zip-Datei heruntergeladen.

Über Email senden können Sie eine Email-Vorlage wählen, die an die entsprechenden Rechnungsempfänger versendet wird. Stellen Sie sicher, dass in der gewählten Email-Vorlage Ungesendete Rechnung als Anhang definiert ist.

Sollten Rechnungsdaten falsch sein, können Sie Rechnungen neu ausstellen, löschen oder eine Gutschrift erstellen:

• Neu erstellen: Die Rechnung wird mit derselben Rechnungsnummer und denselben Positionen neu erstellt. Lediglich die Daten für den Rechnungsempfänger werden neu berechnet.
• Löschen: Die Rechnung wird gelöscht und in Rechnung gestellte Startgeldpositionen werden wieder als noch nicht abgerechnet betrachtet.
• Gutschrift: Dies generiert eine Korrekturrechnung, die die ursprüngliche Rechung durch Umkehr der in Rechnung gestellten Posten ausgleicht. Die ursprünglich in Rechung gestellten Startgeldpositionen werden anschließend wieder als noch nicht abgerechnet betrachtet. Bei Abmeldungen von der Veranstaltung sollten Sie keine Gutschrift vornehmen, sondern ein Startgeld mit 0,- EUR definieren und eine neue Rechnung erstellen, auf der dann ebenfalls das ursprünglich in Rechnung gestellte Startgeld gutgeschrieben wird. Hierfür muss zwingend eine Rechnung über das ursprüngliche Startgeld erstellt worden sein, bevor sie das Startgeld nullen.

Wurde eine Rechnung per E-Mail verschickt, wird dies durch einen Haken angezeigt.

Rechnungen manuell erstellen

Unter Noch nicht abgerechnet finden Sie eine Liste von noch nicht erstellten Rechnungen, d.h. noch nicht in Rechnung gestellten Startgeldpositionen. Diese Liste kann optional gefiltert werden. Klicken Sie auf eine Rechnung, können Sie die Rechnungsposten und dafür berücksichtigten Startgeldpositionen einsehen. 

Rechnungen erstellen generiert alle Rechnungen, die dem derzeitigen Filter entsprechen. Möchten Sie nur eine einzelne Rechnung erstellen, geben Sie also zunächst einen Filter an.

Automatische Rechnungsstellung / -versand

Rechnungen können automatisch bei der Anmeldung über eine Aktion nach Speichern erstellt werden. Zusätzlich können die Rechnungen auch unmittelbar per E-Mail verschickt werden, wenn die zu versendende Email-Vorlage einen Anhang des Typs Ungesendete Rechnungen enthält.