How To...

CheckIn Kiosk

Die folgenden Artikel befassen sich mit verschiedenen Einsatzmöglichkeiten des CheckIn Kiosk.

Startnummervergabe- Scannen eines QR Codes um den Teilnehmer eindeutig zu identifizieren

Die Grundidee hier besteht darin, dass der Teilnehmer nach der Anmeldung einen QR Code mit der Anmeldebestätigungsmail zugeschickt bekommt. Dieser QR Code soll sowohl persönliche als auch zufällig generierte Werte beinhalten, um den Teilnehmer später eindeutig identifizieren zu können.

Bei der Starnummervergabe kann der Teilnehmer den QR Code vorzeigen, welcher von einem Mitarbeiter der Veranstaltung mit Hilfe der Event Tools App gescannt wird. 

 

Zusatzfelder und Aktionen nach Speichern

Der erste Schritt ist, ein Zusatzfeld als TypText-Feld hinzuzufügen, welches später zur eindeutigen Identifikation des Teilnehmers verwendet wird.


Im Anmeldeformular fügen wir unter Aktionen nach Speichern das Zusatzfeld [IdentificationNo] hinzu, um einen zusätzlichen Wert mit einem spezifischen Ausdruck zu speichern:

Mit dem folgenden Ausdruck ("md5([Firstname]&[Lastname]&[YearOfBirth]&[Random]") wird eine Kombination der Teilnehmerangaben [Vorname], [Nachname], [Jahrgang] und eines zufälligen Werts im Zusatzfeld gespeichert. Das Feld [Random] ist ein abgeleitetes Feld, das eine Zufallszahl zwischen 0 und 1 zurückgibt. Zusätzlich verwenden wir die md5()-Funktion, um eine sicherere Zeichenkette zu erstellen.

 

Erstellung des QR Codes

Der QR-Code wird in einer Urkunde generiert, die anschließend per Bestätigungs-E-Mail an die Teilnehmer gesendet werden kann. Der QR-Code wird unter Ausgabe >> Urkunden über das kleine Barcode-Symbol aus der rechten Werkzeugleiste erstellt:

Dies erstellt zunächst einen Barcode, der jedoch über das Dropdown-Menü in der oberen Werkzeugleiste in einen QR-Code geändert werden kann.

Nach der Änderung auf QR-Code muss das korrekte Feld hinterlegt werden, dessen Daten in den "QR-Code-Daten" gespeichert werden sollen. Wählen Sie den QR-Code aus und geben Sie den Namen des Feldes ein, in dem die eindeutigen Teilnehmerdaten während der Online-Anmeldung gespeichert wurden. Das geünschte Feld kann aus dem Dropdown-Menü der vorgeschlagenen Datenfelder ausgewählt werden.

Email Einrichtung

Die Bestätigungs-E-Mail wird in den E-Mail/SMS-Vorlagen eingerichtet. Damit der Teilnehmer den QR-Code nach der Online-Anmeldung in der Bestätigungs-E-Mail erhält, muss die vorbereitete Urkunde als Anhang zur E-Mail hinzugefügt werden:

Verwendung der Event Tools App

Nach dem Login in die Event Tools App wählen Sie Ihre Veranstaltung aus und öffnen Sie den Check-In-Kiosk für die Startnummernausgabe.

Durch Auswahl des kleinen, blauen QR-Code-Symbols unten auf dem Smartphone aktiviert die App den Kameramodus, der das Scannen von QR-Codes für das Suchfeld ermöglicht. In diesem Modus kann der QR-Code für die Startnummernausgabe gescannt werden, und die Teilnehmerinformationen sowie bearbeitbare Felder werden im nächsten Schritt angezeigt:

 

Nach der Suche des Teilnehmers können die bearbeitbaren Daten im nächsten Schritt angepasst werden. Dieser Vorgang könnte auch für eine dynamische Startnummernzuweisung genutzt werden.

Dynamische Transponder-Zuweisung

Anstatt vor der Veranstaltung ein Chip-File vorzubereiten und die Transponder den Startnummern oder Racepacks korrekt zuzuordnen, können Transponder vor Ort ganz einfach dynamisch über den Checkin Kiosk zugewiesen werden.

Die Transponder können entweder manuell durch Eingabe des Transpondercodes oder automatisch mithilfe eines Decoders, einer Management-Box oder einer USB-Timing-Box zugewiesen werden. Außerdem kann die QR-Code-Scan-Option der Event Tools App verwendet werden.

Es wird empfohlen, zunächst alle Transpondercodes mit der Startnummer „0“ in das Chip-File zu importieren. Dadurch kann bei manueller Eingabe auch überprüft werden, ob die richtigen Transponder zugewiesen werden.
Das automatische Einlesen des Transpondercodes kann auch durch Scannen des Transponders mit einer Management-Box oder einer USB-Timing-Box direkt oder über das TagTool durchgeführt werden.

Einrichten des Checkin Kiosk

Die grundlegende Einrichtung des Checkin Kiosks ist für alle drei Optionen gleich. Die kleinen Unterschiede werden in den untenstehenden Beschreibungen der jeweiligen Optionen erklärt.

In den allgemeinen Einstellungen wird empfohlen, den Modus der Transponder-Zuweisung auf Mehrfach-Zuweisung nicht möglich zu setzen. In diesem Fall erhalten wir eine Benachrichtigung, falls ein Transponder aus irgendeinem Grund ein zweites Mal zugewiesen wird. Außerdem sollten die akzeptierten Transpondercodes entsprechend eingestellt werden, falls diese in der Chip-Datei verwendet werden.

Im Suchschritt des Checkin Kiosks legen wir fest, welche Felder zur Identifizierung eines Teilnehmers verwendet werden können. Dies könnten zum Beispiel der Vor- und Nachname oder eine spezifische Identifikationsnummer sein, die in einem QR-Code enthalten ist. Dieser QR-Code kann mit der Event Tools App gescannt werden, um den Teilnehmer in der Datenbank zu suchen. Wie diese Funktion eingerichtet wird, ist im folgenden Artikel beschrieben: Scannen eines QR Codes um einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren.

 

Im Schritt zur Zuweisung des Transpondercodes an den Teilnehmer sollte das einzige bearbeitbare Feld das Transponder1-Feld sein (und gegebenenfalls das Transponder2-Feld, falls pro Teilnehmer zwei Transponder ausgegeben werden). Falls weitere Daten bearbeitet werden sollen, müssen die entsprechenden Felder entweder in diesem Schritt oder in einem zusätzlichen Schritt hinzugefügt werden. Es ist zum Beispiel auch möglich, die Transponderzuweisung mit einer dynamischen Startnummernzuweisung zu kombinieren.

Manuelle Transponder-Zuweisung

Die einfachste Möglichkeit ohne zusätzliche Geräte besteht darin, den Transpondercode manuell auf dem Laptop oder über die Event Tools App einzugeben.

Falls ein falscher Transpondercode eingegeben wird, erscheint eine Benachrichtigung, dass dieser Transponder nicht in der zuvor bearbeiteten Chip-File enthalten ist:

Falls aufgrund eines Tippfehlers ein bereits zugewiesener Transpondercode eingegeben wird, erhalten wir ebenfalls eine Benachrichtigung:

Nach dem Klick auf den Button „Speichern“ wird der korrekte Transpondercode in den Teilnehmerdaten gespeichert und der Transponder korrekt zugewiesen.

Transponder-Zuweisung mit Management-Box, USB-Timing-Box oder Haupt-Zeitmesssystem

Anstatt den kleinen, gedruckten Transpondercode abzulesen, können Transponder auch direkt mit einem der folgenden Geräte gescannt werden. Dazu muss der RACE RESULT Webserver auf dem Computer, auf dem der Kiosk läuft, aktiv sein:

  • Management-Box im Check-Modus
  • USB-Timing-Box im Check-Modus
  • Ubidium
  • Decoder mit angeschlossenem Active-Extension

Nach dem Anschließen klicken Sie auf das rote Verbindungssymbol, um nach verfügbaren Geräten zu suchen, und wählen Sie das entsprechende Gerät aus. Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird das Symbol grün.

Nun ist es möglich, den Transponder einfach mit dem Gerät zu scannen, und der Transpondercode wird automatisch in das Eingabefeld kopiert.

Transponder-Zuweisung mit der Event Tools App

Die Verwendung eines Checkin Kiosks in der Event Tools App bietet die Möglichkeit, die integrierte QR-Code-Scan-Option zu nutzen.

Alle Transponder müssen mit einem Aufkleber versehen werden, der einen QR-Code enthält, in dem der Transpondercode gespeichert ist.

In den erweiterten Einstellungen des Checkin Kiosks für das bearbeitbare Transponder1-Feld muss „QR-Scanner“ ausgewählt werden, wenn die Event Tools App verwendet wird:


 

Durch diese Einstellung wird das kleine blaue QR-Code-Symbol unten auf dem Bildschirm in der App angezeigt. Damit kann der QR-Code des Transponders gescannt und der Transpondercode automatisch eingelesen werden.

 

Dynamische Startnummern-Zuweisung

Die dynamische Startnummernzuweisung ermöglicht eine schnellere Abholung der Startnummern für Teilnehmer. Dabei wird den Teilnehmern die nächste verfügbare Startnummer zugewiesen, anstatt nach der zuvor zugewiesenen Startnummer zu suchen und auszuhändigen.

Startnummern 

Der erste Schritt besteht darin, Startnummern-Blöcke festzulegen, die außerhalb der tatsächlichen Startnummernbereiche liegen, die für die Veranstaltung verwendet werden. Die Startnummern-Blöcke werden im Menü Teilnehmerdaten >> Startnummern eingerichtet:

Nach der Online-Anmeldung werden die Teilnehmer mit einer Startnummer in diesen Bereichen in der Veranstaltungsdatei gespeichert. Während der Startnummernausgabe wird die Startnummer in den Teilnehmerdaten auf die Startnummer geändert, die der Teilnehmer am Ausgabe-Schalter erhält.

Falls sich die zugewiesenen Nummernbereiche mit den tatsächlichen Startnummernbereichen überschneiden, kann es notwendig sein, die Startnummern neu zuzuweisen. Dies erfolgt im Menü Datenanpassungen.

Checkin Kiosk

Bib numbers can be dynamically assigned using a Checkin Kiosk. volunteers need to simply search for participants and then assign the bib number. 

Startnummern können dynamisch über einen Checkin Kiosk zugewiesen werden. Die Helfer müssen lediglich nach den Teilnehmern suchen und die Startnummer zuweisen.

Im Such-Schritt bestimmen wir die Felder, die zur Suche verwendet werden können, z. B. Vorname, Nachname oder eine persönliche Identifikationsnummer, die während des Registrierungsprozesses erfasst wurde. Mit der Event Tools App ist es sogar möglich, einen QR-Code zu scannen, der nach der Registrierung für jeden Teilnehmer generiert wurde, um den Teilnehmer eindeutig zu identifizieren. Wie die App und der QR-Code-Scan eingerichtet werden, wird im folgenden Artikel beschrieben: Scannen eines QR Codes um einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren..

Im zweiten Schritt ist das einzige bearbeitbare Feld das Startnummernfeld. Durch die Nutzung der speziellen Funktion „Aktuellen Wert nicht anzeigen“ wird die derzeitige (ungültige) Startnummer nicht angezeigt:

 

Nach dem Suchschritt und der Auswahl des richtigen Teilnehmers kann die neue Startnummer manuell eingegeben werden:

Nach dem Klick auf „Speichern“ wird die neue Startnummer dem Teilnehmer zugewiesen.

Bei Verwendung der Event Tools App zur dynamischen Zuweisung der Startnummern ist es auch möglich, die App in Kombination mit einem BLE Reader zu nutzen.

In den Details für das Startnummern-Eingabefeld kann der BLE Reader als Eingabegerät ausgewählt werden:

Dadurch kann der Helfer die Startnummer einfach aus der Box nehmen, den Transponder einmal scannen und der Reader liest sofort die Startnummer aus und füllt das entsprechende Feld automatisch aus.

Diese Methode ist weniger fehleranfällig, da der Helfer keine Zahlen manuell eingeben muss. Allerdings erfordert sie die Verwendung von Startnummern, die mit entsprechenden Transpondercodes versehen sind.

Alternativ könnte die Startnummernzuweisung auch mit einer dynamischen Transponderzuweisung kombiniert werden.

Registration

Online-Payment

Festlegung der Startgeldes basierend auf der Gruppengröße

Veranstaltungen können ermäßigte Teilnahmegebühren für Gruppenanmeldungen anbieten. Dies wird normalerweise auf eine der folgenden zwei Arten berechnet:

 

  1. Ab dem n-ten Teilnehmer: Der Rabatt wird nur auf den n-ten Teilnehmer und darüber angewendet.
     
  2. Für die gesamte Gruppe: Die ermäßigte Teilnahmegebühr wird auf alle Teilnehmer in der Gruppe angewendet, wenn eine Mindestgruppengröße erreicht ist.

Setting up a Registration form of type Self Service

It is often useful that participants are able to change their own data online. For this you can provide participants a unique individual link to a Self Service form (What is a Self Service form?) where they can adapt their data.

Registration Form Setup

The form is setup as a  Registraion Form, create a new form and select the type Single Self Service.

The form type Self Service allows a special element type in the formfields:

This field type is used to show pre-existing data which should not be editable. For example in this case the participant would only be allowed to change his contest or the club name, as these fields are still set as Input Fields. 

The URL to the participant's personal Self Service form is generated using the Changelink() function, this can be send in an e-mail template, to see how check our Knowledge Base guide on Adding a URL-Link for a Self Service form in an Email template.

When the participant opens the Self Service form via the link he received through the Email, he will see his pre-entered data and be able to adapt the data that is editable for him.

 

Sending a Payment Link with a Self Service Form

In some cases participants may have to pay additional fees after their initial registration either for additional services or because the fees were not captured originally. These fees can be captured using the same Online Payment methods as used in the Registration Forms, and can be sent to participants by creating a Self-Service form with the online payment enabled. 

Registration Form Setup

The payment form is setup as a Registration Form, create a new form and select the type Single Self Service.

In this case it is not necessary to have a step in the registration form where the participant is able to adapt any data, therefore, we add only a very basic "Finalize Payment" step in the self service form, where only the Entry Fees are shown:

To then enable the payment in the form, activate the Online Payment in the form settings. See here for detailed information: Online Payment.

When the participant opens their Self Service form, they will see the summary of entry fees that are due, and the second step will then allow them to complete the online payment. 

The URL to the participant's personal Self Service form is generated using the Changelink() function, this can be send in an e-mail template, to see how check our Knowledge Base guide on Adding a URL-Link for a Self Service form in an Email template.

Adding a URL-Link for a Self Service form in an Email template

When using self-service form it is most common to send these in an e-mail either through to the E-mail / SMS Module or as an e-mail confirmation during registration.

To do so the e-mail format must be set to HTML, then It is possible to insert a URL link by clicking the link icon (  ) and using the Changelink() function.


When clicking the link icon, a small window pops up where the Display Text can be adapted, this is the text that will be shown in the email instead of the whole URL link. In the URL section we call the Changelink() function in square brackets. Inside the ChangeLink() function you need to then type the name of the registration form in quotation marks.

It is very important to select the Protocol type <other> as the ChangeLink() function will already create the https:// prefix.

In order to send out the confirmation Email automatically, the template needs to be added in the After Save Actions of the regular registration form.

Awards

"Double Dipping" für Altersgruppen Sieger

Manchmal sind die geschlechtsspezifischen Gesamtsieger nicht für ihre jeweiligen Altersgruppenpreise qualifiziert (bekannt als Double Dipping) und sollten daher von den Altersgruppenrängen ausgeschlossen werden.

Dies lässt sich leicht erreichen, indem man den Filter für den Altersgruppenrang so anpasst, dass der Geschlechterrang größer als z. B. 3 sein muss.

In diesem Beispiel werden die Top 3 Männer/Frauen und die nachfolgenden Altersgruppenpreise vergeben, aber die Top 3 des Geschlechts können nicht auch ihre Altersgruppe gewinnen.

Dazu würden wir unserem Filter für den AgeGroupRank "AND [Rank2]>3" hinzufügen
 

Master, GrandMaster, and Double dipping

Our Knowledge Base article Stop "Double Dipping" for Age Group Award will explain the basics of double-dipping. This article will discuss an advanced double-dipping setup where you have a MasterRank and a GrandMasterRank.

User-Defined Fields/Fcts.

First, create UDFs to help us organize the various filters needed for our rankings. Listed below are the UDFs you will need.

These two UDFs check for rank eligibility. For example, IsMaster checks to see if the participant is aged 40 to 49.

Name Expression
IsMaster 
[Age] IN "40-49"
IsGrandMaster 
[Age]>=50

 

The award depths UDFs are where you store the award depth value for each ranking.

Name Expression
GenderAwardsDepth 3
MasterAwardsDepth 1
GrandMasterAwardsDepth 1

 

These three check to see if someone is an award winner for that ranking. For example, IsGenderWinner checks to see if someone has a GenderRank greater than 0 and a GenderRank less than or equal to the GenderAwardsDepth. If they do, they are considered a winner for that ranking which will be represented by the number 1. Those who do not fit this filter will be represented with the number 0.

Name Expression
IsGenderWinner 
[GenderRank]>0 AND [GenderRank]<=[GenderAwardsDepth]
IsMasterAwardWinner 
[MasterRank]>0 AND [MasterRank]<=[MasterAwardsDepth]
IsGrandMasterAwardWinner 
[GrandMasterRank]>0 AND [GrandMasterRank]<=[GrandMasterAwardsDepth]

 

Rankings

The above UDFs can now be used to filter your rankings.

Name Filter
GenderRank 
[Finished] AND [Status]=0

MasterRank

 
[Finished] AND [Status]=0 AND [IsMaster] AND [IsGenderWinner]=0
GrandMasterRank 
[Finished] AND [Status]=0 AND [IsGrandMaster] AND [IsGenderWinner]=0
AgeGroupRank 
[Finished] AND [Status]=0 AND [IsGenderWinner]=0 AND [IsMasterAwardWinner]=0 AND [IsGrandMasterAwardWinner]=0

GenderRank has the default filter checking for if the racer finished the race and if their status is normal (represented by a 0).

MasterRank, we add the filter

AND [IsMaster] AND [IsGenderWinner]=0

IsMaster checks to make sure the participant is eligible for the MasterRank. [IsGenderWinner]=0 checks to make sure the participant is not a GenderRank winner meaning they are not within the specified awards depth for GenderRank.

GrandMasterRank has a similar filter to MasterRank. The only difference is that IsMaster is changed to IsGrandMaster.

AgeGroupRank filters by all the IsWinner UDFs since it is last in the ranking order, we want to make sure that none of the previous winners are eligible for the AgeGroupRank.

Output Report

For an advanced awards report, please see Advanced Awards Report (Different Award Categories in one List).

To add a basic output report for MasterRank and GrandMasterRank you can simply copy the Gender Results report from our standard template. Make sure to update GenderRank to MastersRank in all three sections, Grouping/Sorting, Fileds/Columns, and Filter.

 

Attached to this article is a copy of a basic event file with all of these functions, rankings, and output reports.

 

Advanced Awards Report (Different Award Categories in one List)

The following example shows how to create a single output list that lists all award winners in a single list. Note that this method is only possible when preventing "double dipping" - since each participant can only appear in the list once. 

User Defined Functions

This setup uses some User Defined Functions, isGenderWinner, isAgeGroupWinner, and AwardsDepth to automate some of the calculations.

This assumes you are using one of the standard templates where your ranking that groups by gender is called GenderRank and your ranking that groups by age group is called AgeGroupRank. If your rankings are different, adjust accordingly.

Rankings

Add rules for double dipping to the Rankings settings, add the below to the filter of AgeGroupRank.

AND [GenderRank]>[AwardsDepth]

This will ensure the participants with GenderRank less than or equal to our AwardsDepth will not get a ranking for AgeGroupRank.

Output List

What makes this list work is the Grouping/Sorting and Filter settings. The first grouping should be [Contest.Name] so that all contests are separated in the report.

Use a switch() statement to determine who on the report is considered an OverallWinner and who is an AgeGroupWinner. The UDFs, isGenderWinner, and isAgeGroupWinner, will help with this.

switch([isGenderWinner]=1;"Gender Winner";[isAgeGroupWinner]=1;"Age Group Winner")

Since GenderRank and AgeGroupRank are grouped by Gender, use the UDF MaleFemale as the next grouping criteria. Next, group by AgeGroup.Name but only for the AgeGroup winners.

An if() statement can be used to check the isAgeGroupWinner UDF and return the data filed AgeGroup.Name for participants who are age group winners. Lastly, sort by Status, GenderRank, and then AgeGroupRank.

Output List Filter

For the Filter, the isGenderWinner and isAgeGroupWinner functions can be used. Looking back at the UDF setup, these UDFs are set to filter by Rank greater than 0 and Rank less than AwardsDepth. This ensures that only participants who are in the allotted awards depth will appear on the report.

Setup mehrerer Startwellen

Standardmäßig werden die Startzeiten (T0) pro Wettbewerb festgelegt. Viele Rennen erfordern jedoch Wellenstarts nach anderen Kriterien, wie z. B. Altersklasse, eine vordefinierte Wellennummer oder in geplanten Intervallen bei Rennen wie Zeitfahren, es kann sich sogar um zufällige Wellen handeln, für die die Athleten jeweils eingecheckt werden. 

Zugewiesene Wellen

Wenn Wellenstarts nach bestimmten Kriterien vordefiniert sind, können Sie die Startzeiten auf Wellenstart nach: setzen und dann das gewünschte Feld oder den gewünschten Ausdruck in das Eingabefeld eingeben, wobei es sich um einen beliebigen Text oder Zahlenwert handeln kann. 

Die Liste der Startzeiten zeigt nun einen Datensatz für jeden Wert, der in das Feld eingegeben oder durch den Ausdruck zurückgegeben wird, sowie einen Eintrag mit einem leeren Titel, wenn kein Wert zurückgegeben wird. 

Sie können nun wie gewohnt eine Startzeit für jede Welle eingeben. 

 

Berechnete Wellenstarts

Die Alternative besteht darin, eine Startzeit für eine Welle oder eine zugewiesene Startzeit direkt in einem Ergebnis zu berechnen. Dies ist nützlich für Zeitfahren oder Rennen, bei denen die Teilnehmerwellen in festen Abständen starten, z. B. bei Triathlons im Schwimmbad. 

Erstellen Sie in einem Ergebnis die Berechnung, z. B. wenn die Teilnehmer in vorher zugewiesenen Wellen sind und jede Welle im Abstand von 30 Sekunden startet, können Sie die Wellennummer in ein ATF importieren und dann die Startzeit berechnen:

T0 + (Val([Wave])-1)*30

Wir verwenden immer noch T0 für den Start der ersten Welle und dann werden für jede Welle 30 Sekunden addiert. Dies setzt voraus, dass jede Welle pünktlich startet. 

Wenn Sie einen berechneten Wellenstart verwenden, sollten Sie die Option Startzeit subtrahieren (T0) in Ihrer Zeitpunkteinstellung deaktivieren und die berechnete Startzeit für die relevanten Ergebnisse subtrahieren. 

 

Zufällige Wellen

Die letzte Option tritt ein, wenn keine festen Wellen zugewiesen sind. Die Teilnehmer können über einen bestimmten Zeitpunkt eingecheckt werden und dann in Gruppen einer bestimmten Größe starten. 

In diesem Fall ist T0 irrelevant, also stellen Sie auch hier sicher, dass dies nicht von Ihren Ergebnissen abgezogen wird. Richten Sie ein Ergebnis ein, indem Sie eine erweiterte Regel verwenden, um die entsprechende Check-in-Zeit zu nehmen, höchstwahrscheinlich die maximale Erkennung an Ihrem Check-in-Zeitpunkt. 

Sie können dann den Marker auf dem Decoder verwenden und einen Marker für jeden Wellenstart erfassen und ein zweites Ergebnis mit einer erweiterten Regel verwenden, um nach dem entsprechenden Marker zu suchen. Dies ist höchstwahrscheinlich der erste Marker nach dem Check-in-Ergebnis. 

Dieses Ergebnis können Sie nun als Referenz für die Subtraktion der Startzeit verwenden. 

 

Teilnehmer in der falschen Welle

Wenn ein Teilnehmer nicht in der richtigen Welle startet, können Sie entweder den Wert der zugewiesenen Welle ändern oder die Zeit in den Ergebnissen der einzelnen Teilnehmer überschreiben. Ein zweiter Wellenüberschreibungs-ATF wird auch häufig als Teil eines Ausdrucks verwendet, damit Wellen neu zugewiesen werden können, wenn die Wellen auf einem festen Wert wie Geschlecht oder Altersgruppe basieren. 

Mehrtägige Veranstaltungen

Für Veranstaltungen, die über Mitternacht und kontinuierlich über mehrere Tage stattfinden, sollten Sie sich mit folgenden Einstellungen in RACE RESULT 12 vertraut machen.

Zunächst sollten Sie verstehen, wie die Software diese Situation verarbeitet. Anstelle einer Datum/Zeit-Kombination zu verwenden oder die Zeit auf 00:00:00 zurückzusetzen, zählt die Zeit einfach über 24:00:00 weiter hinaus, so dass z.B. 3:30:00 Uhr an Tag 2 als 27:30:00 oder 1:03:30:00 in RACE RESULT 12 angezeigt wird.

Bei mehrtätigen Veranstaltungen müssen Sie daher unter Hauptfenser - Veranstaltung das korrekte Start- und Enddatum der Veranstaltung setzen.

Nur wenn die Veranstaltung dort als Mehrtagesveranstaltung definiert ist, werden Ihnen 3 Optionen in den Timing Einstellungen  angezeigt. Die Einstellungen legen fest, wie die Software mit mehrtägigen Veranstaltungen umgeht.

Datum ignorieren, Zeit startet wieder bei 0 nach Mitternacht - mit dieser Option wird die Zeit um Mitternacht auf 00:00:00 gesetzt und RACE RESULT 12 berechnet KEINE Zeiten, die über Mitternacht hinausgehen. Diese Einstellung ist nützlich für mehrtägige Veranstaltungen mit einzelnen Rennen an den jeweiligen Tagen. In diesem Fall macht es Sinn, dass immer mit der aktuellen Tageszeit gearbeitet wird und jeder Tag bei 00:00:00 startet.

Veranstaltungsdatum abziehen - bei dieser Option wird automatisch das Startdatum der Veranstaltung gesetzt und als Startdatum angesehen. Die Zeiten werden nun für jeden weiteren Tag nach diesem Datum über 24:00:00 hinaus weitergezählt. Mit dieser Einstellung ist das Datum immer an das Veranstaltungs-Startdatum gebunden

Dieses Startdatum abziehen - wenn diese Option ausgewählt ist, wird standardmäßig das Startdatum auf dieses Datum gesetzt. Das gewählte Datum wird als Startpunkt betrachtet und die Zeiten werden nun für jeden folgenden Tag nach diesem Datum über 24:00:00 hinaus hochgezählt. Mit dieser Einstellung sind die Zeiten korrekt, auch wenn das Datum geändert wird.

Transponder Code Validation

The following fucntions allow you to validate an input matches the pattern of a valid RACE RESULT Active Transponder code, for example if participants are required to enter an individual transponder code during registration. Note it does not truly validate if it is a valid Transponder code. 

If you are using Check-In kiosks to assign transponders then it may be easier to use the option to only allow transponders which are in the chip file to validate against your own stock of transponders. You can import a chip file with all bibs set to 0 for this. 

This can be entered as a User-Defined Function which takes an input to validate the value entered. 

Create a user-defined for isTransponder(x), or an applicable function name with the following expression, this checks that the length is 7 characters, the first 5 digits should be letters and the last 2 digits should be numbers.

Len([x])=7 AND isAlpha(left([x];5))=1 AND isNumeric(right([x];2))=1

e.g. isTransponder([Transponder1]) would return 1 if the value in Transponder1 matches this pattern. 

Import von Fotos / Dateien

Bilder und andere Dateien können in Ihre RACE RESULT 12-Ereignisdatei importiert werden, um sie in anderen Teilen der Software zu verwenden, am häufigsten für den my.raceresult.com-Header. 

Dateien können unter Hauptfenster - Bilder importiert werden

Dateien, die nicht in einem Ordner gespeichert sind, werden direkt in der Veranstaltungsdatei gespeichert und heruntergeladen, wenn die Veranstaltungsdatei ausgecheckt wird.

Dateien, die im Ordner "my" gespeichert sind, sind für alle Veranstaltungsdateien unter Ihrem Konto verfügbar, wenn Sie online arbeiten. 

Dateien, die im allgemeinen Ordner "common" gespeichert sind, werden online gespeichert und können von jedem RACE RESULT-Benutzer aufgerufen werden. Hier gibt es einige alternative Flaggen, die das Land Alpha-2-Abkürzung für den Dateinamen verwenden. 

Um auf Dateien zuzugreifen, die in Ordnern gespeichert sind, funktioniert der Bildname wie ein Standard-Dateispeichersystem, zum Beispiel würde ein Bild mit dem Namen "header.png", das im gemeinsamen Ordner gespeichert ist, den Bildnamen "common\header.png" verwenden.

Einfügen von Bildern

Ausgabe Liste

Bilder, die hie gespeichert sind, können direkt in die Ausgabelisten eingefügt werden indem "[img:.....]" benutzt wird.

Designer

Bilder können entweder über ein Standardbild eingefügt werden, das beim Anklicken ein Bildauswahlfenster öffnet, oder als datenabhängiges Bild. Bei datenabhängigen Bildern müssen Sie den Bildnamen, genau wie gespeichert, als Text in Ihrem Ausdruck verwenden.

my.raceresult.com Textfelder

Wenn Sie Bilder in Textfelder einfügen, z. B. auf der Infoseite, müssen Sie die Bild-URL verwenden, um das Bild einzufügen. Wenn eine Ereignisdatei über my.raceresult.com zugänglich ist, hat jedes Bild eine öffentlich zugängliche URL, die für den Zugriff auf Bilder in allen Teilen der Software verwendet werden kann. Das Format ist wie folgt:

https://my.raceresult.com/EventID/elements/picture.php?eventid=EventID&name=imagename.png

wobei die Ereignis-ID und der Bildname durch die entsprechende Ereignis-ID und den richtigen Dateinamen ersetzt werden müssen.

Klicken Sie im Textfeld Ihrer Wahl auf das Bildsymbol, um ein Bild hinzuzufügen. Das Link-Symbol kann auch verwendet werden, um auf andere in Ihrer Veranstaltungsdatei gespeicherte Dateien zu verweisen, z. B. auf PDF-Dateien, die für einen Veranstaltungsleitfaden verwendet werden können. 

Fügen Sie im Feld Bildeigenschaften die entsprechende URL für Ihr Bild hinzu. Sie können die Bildgröße mit den Einstellungen für Breite und Höhe anpassen.

E-mails

Bilder können in E-Mail-Vorlagen auf die gleiche Weise wie my.raceresult.com-Textfelder eingefügt werden, indem Sie die Bild-Url verwenden. 

Wenn Sie Bilder oder Dateien als Anhang an Ihre Vorlage anhängen, müssen Sie sicherstellen, dass der Dateityp im Anhangsnamen enthalten ist. Andernfalls wird die Datei ohne Typ gesendet und der Empfänger kann die Datei möglicherweise nicht richtig öffnen. 

Wenn Sie Bilder in E-Mail-Vorlagen einfügen, können Sie die URL optimieren, indem Sie das Datenfeld Ereignis.ID in der URL verwenden, so dass es automatisch aktualisiert wird, wenn Sie eine Ereignisdatei kopieren. Dies kann für E-Mail-Vorlagen nützlich sein, wenn Sie für bestimmte Bilder wie Kopfzeilen oder Logos immer denselben Namen verwenden.

https://my.raceresult.com/[Event.ID]/elements/picture.php?eventid=[Event.ID]&name=imagename.png

Zugriff auf Bilder in Ordnern

Wenn sich Ihr Bild im Ordner "common" oder "my" befindet, müssen Sie die URL-Kodierung für den Zugriff auf diesen Ordner verwenden. Beim Zugriff auf einen Ordner wird normalerweise ein Schrägstrich zwischen dem Ordner und dem Dateinamen verwendet. Hier wollen wir den Schrägstrich durch die URL-kodierte Version eines Schrägstrichs ersetzen, nämlich %5C. In diesem Beispiel greifen wir auf den Ordner my zu.

https://my.raceresult.com/EventID/elements/picture.php?eventid=EventID&name=my%5Cimagename.png

Website Integration

Sie können die Seiten von my.raceresult.com mit einfachem Javascript in Ihre eigene Website einbinden. Um den Quellcode dafür zu finden, öffnen Sie eine Ihrer Veranstaltungsdateien und navigieren Sie zu my.raceresult.com > Abschnitt Website-Integration.

Sie können entweder den HTML-Code verwenden, der Javascript nutzt, oder das Wordpress-Plugin, das allerdings sehr viel eingeschränkter ist. 

Dynamische Listen

Da jede eingebettete Seite zwei Schlüsselvariablen (Ereignis-ID und Seite) verwendet, ist es möglich, eine einzige Seite zu erstellen, um mehrere Ereignisse oder verschiedene Seiten zu behandeln. Sie können dies tun, indem Sie eine Variable über die URL der Webseite an das eingebettete Javascript übergeben.

Hier sehen Sie, dass die Variable eventid von der URL an die Funktion übergeben wird, um die in der URL angegebene Ereignis-ID zu laden.

<div id="divRRPublish" class="RRPublish"></div>
    <script type="text/javascript" src="https://my.raceresult.com/RRPublish/load.js.php?lang=en"></script>
    <script type="text/javascript">
        <!--
            var rrp=new RRPublish(document.getElementById("divRRPublish"), eventid, "results");
        rrp.ShowTimerLogo=true;
        rrp.ShowInfoText=false;
        -->
    </script>
    <style>
        /* Add custom CSS here or elsewhere to change the design */
    </style>

 

Verschiedene Sprachen einbetten

Standardmäßig enthält der Quellcode den Sprachparameter der aktuell verwendeten Sprache. Sie können die Sprache für Listen und Anmeldeformulare nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Standard-Browsersprache

Wenn Sie den lang Parameter aus der URL entfernen, wird standardmäßig die Browsersprache verwendet. Dieses Verhalten entspricht dem Verhalten auf my.raceresult.com.

Fest hinterlegte Sprache

Sie können für jede Sprache eine eigene Webseite erstellen. Hier sehen Sie, dass die Sprache als Englisch definiert ist, indem Sie die Variable lang auf en setzen.

<div id="divRRPublish" class="RRPublish"></div>
<script type="text/javascript" src="https://my.raceresult.com/RRPublish/load.js.php?lang=en"></script>
<script type="text/javascript">
<!--
    var rrp=new RRPublish(document.getElementById("divRRPublish"), 123456, "results");
    rrp.ShowTimerLogo=true;
    rrp.ShowInfoText=false;
-->
</script>
<style>
  /* Add custom CSS here or elsewhere to change the design */
</style>

Alternativ kann die Sprachvariable dynamisch über einen Parameter abgefragt werden, das erfordert allerdings zusätzliche Javascript- oder PHP-Programmierung.

Weitere Informationen darüber, wie mehrere Sprachen in RACE RESULT 12 funktionieren, und eine Liste aller unterstützten Sprachcodes finden Sie im Artikel Mehrsprachige Online-Registrierung.

Mehrere Listen auf der gleichen Seite eingliedern

Wenn Sie mehrere Listen auf einer einzigen Seite einbetten, müssen Sie für jede einzelne Liste eine eindeutige div-id definieren. Standardmäßig verwendet der Quellcode für die Einbettung von Teilnehmer-, Ergebnis- und Live-Seiten die gleiche div id.

Dieser Teil des Codes zeigt das div an, das die geladene Seite enthält. Die id divRRPublish wird für alle drei Listen gleich sein.

<div id="divRRPublish" class="RRPublish"></div>

In der HTML-Sprache müssen die IDs eindeutig sein. Wenn Sie mehrere Listen auf einer einzigen Seite einbetten wollen, muss diese ID geändert werden. Sie könnten zum Beispiel eine Erweiterung an den Namen anhängen, etwa so

<div id="divRRPublish_results" class="RRPublish"></div>
<script type="text/javascript" src="https://my.raceresult.com/RRPublish/load.js.php?lang=en"></script>
<script type="text/javascript">
<!--
	var rrp=new RRPublish(document.getElementById("divRRPublish_results"), 123456, "results");
	rrp.ShowTimerLogo=true;
	rrp.ShowInfoText=false;
-->
</script>
<style>
  /* Add custom CSS here or elsewhere to change the design */
</style>

In diesem Beispiel wird divRRPublish in divRRPublish_results geändert. Dadurch wird eine eindeutige ID erstellt, die von den anderen Listen nicht verwendet wird. Beachten Sie, dass die Variable an zwei Stellen geändert wird, wie im Beispiel fett dargestellt.

Liste der Events eingliedern

Wenn Sie eine Liste aller Veranstaltungen in Ihrem RACE RESULT-Konto einbetten möchten, können Sie dies tun, indem Sie den Quellcode der Veranstaltungsliste in Ihre Website einbetten.

<link rel="stylesheet" type="text/css" href="https://my.raceresult.com/RREvents/style.css">
<div class="EventTable" id="tEventTable">
<div><div>&nbsp;</div><div>&nbsp;</div><div>City</div><div>Event</div><div>Date</div></div>
</div>
<script type="text/javascript" src="https://my.raceresult.com/RREvents/RREvents.js"></script>
<script type="text/javascript">
<!--
	var options= { dateFormat : 'mm/dd/yyyy' };
	var rre=new RREvents(document.getElementById("tEventTable"), null, 'en', options);
	rre.server="https://my.raceresult.com";
	rre.user=11111;
	//rre.year=2017;
	//rre.group=1234;
	//rre.eventlink="http://your.webseite.com/events/show?eventid=[eventid]";
	//rre.openInNewWindow=false;
	rre.loadEvents(function(resultSize) { return true; });
-->
</script>

Dieser Quellcode enthält mehrere Variablen, mit denen Sie die angezeigten Ereignisse anpassen können.

  • rre.user - Hier wird das RACE RESULT-Benutzerkonto angegeben, von dem die Ereignisse bezogen werden sollen
  • rre.year - Damit werden die Ereignisse gefiltert, so dass nur Ereignisse aus dem angegebenen Jahr angezeigt werden
  • rre.group - Damit wird die Liste so gefiltert, dass nur Ereignisse der angegebenen Gruppe angezeigt werden.
  • rre.eventlink - Wenn Sie Ergebnisse auf Ihrer eigenen Website eingebettet haben, können Sie diese Variable verwenden, um direkt auf diese Seite zu verlinken. Beachten Sie den URL-Parameter eventid am Ende der URL. Sie können dies mit einer dynamischen Ergebniss-Liste verwenden, um Ergebnisse von jeder beliebigen Ereignis-ID abzurufen.
  • rre.openInNewWindow - Wenn diese Option auf true gesetzt ist, wird ein Ereignis in einem neuen Fenster geöffnet, wenn es ausgewählt wird.

Alle Variablen, die das Zeichen // vor sich haben, werden auskommentiert. Das bedeutet, dass sie nicht geladen werden.

Anpassen mit CSS

Sie können Ihre eingebetteten Ergebnisse mit CSS anpassen. So können Sie von der Schriftgröße bis zur Farbe der Schaltflächen alles ändern. Hier gibt es eine Vielzahl von Optionen. In diesem Abschnitt wird ein Beispiel für eine grundlegende Änderung gegeben und erklärt, wie Sie ein Element finden, um eine kleine Änderung vorzunehmen. Beachten Sie, dass jeder CSS-Code, der im Abschnitt Online-Registrierung > Grundeinstellungen hinzugefügt wird, auch hier angewendet wird. 

 

Grundlegende CSS-Bearbeitung


Ein einfaches Beispiel für eine CSS-Änderung wäre die Änderung der Schriftfarbe für die gesamte Seite. Dazu fügen wir dem <html>-Tag einen Stil hinzu.

<div id="divRRPublish_results2" class="RRPublish"></div>
<script type="text/javascript" src="https://my.raceresult.com/RRPublish/load.js.php?lang=en"></script>
<script type="text/javascript">
    <!--
        var rrp=new RRPublish(document.getElementById("divRRPublish_results2"), 123456, "results");
    rrp.ShowTimerLogo=true;
    rrp.ShowInfoText=false;
    -->
</script>
<style>
    html {
        color: red;
    }
</style>

Hier verwenden wir das CSS-Feld color, um eine rote Farbe zuzuweisen. Dadurch wird die Farbe des gesamten Textes auf der Seite in Rot geändert. Wenn es jedoch Text auf der Seite gibt, der einen eigenen Stil hat, wird dieser Text nicht überschrieben. Sie sehen dies bei dem Textlink zum Anzeigen aller Teilnehmer.

Backup

Regelmäßig besteht der Bedarf Backups von Veranstaltungsdateien zu erstellen, z.B.

Backup erstellen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Backups zu erstellen:

  1. Wenn Sie online arbeiten, finden Sie unter Überblick->Technische Informationen einen Link, zum Backup dieser Veranstaltung herunterladen (diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie der Ersteller der Datei sind).
  2. Wenn Sie offline arbeiten, können Sie eine Kopie ganz einfach erstellen, indem Sie die Datei im Windows Explorer auswählen, und per STRG+C und STRG+V kopieren.

Backup wiederherstellen

Wenn bei einer Operation etwas schief läuft und Sie auf das Backup zugreifen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wenn Sie offline arbeiten...

  1. Schließen Sie den race result Webserver und alle anderen Programme, die auf die Datei zugreifen.
  2. Benennen Sie die Backup-Datei um, um deutlich zu machen, dass Sie nun mit dieser Datei arbeiten, und arbeiten Sie dann wie zuvor mit dieser Datei weiter.
  3. Denken Sie daran, ein neues Backup zu erstellen, wenn Sie erneut versuchen wollen, die zuvor fehlgeschlagene Operation durchzuführen.

Wenn Sie hingegen online arbeiten und auf ein Backup offline auf Ihrem Rechner zurückgreifen wollen, gehen Sie in zwei Schritten vor:

  1. Checken Sie die fehlerhafte Veranstaltungsdatei online aus. Nach dem Download schließen Sie die Datei und löschen sie.
  2. Öffnen Sie sodann die Backup-Datei und checken Sie sie anstelle der fehlerhaften Datei ein.

Automatische Backups

Neben diesen manuellen Backups wird automatisch jede Nacht ein Backup aller Ihrer online gespeicherten Veranstaltungen erstellt. Benötigen Sie Zugriff auf eines dieser Backups, können Sie es per Email bei race result anfordern.
 

Backup ohne Backup

Falls Sie z.B. eine Datenmanipulation falsch ausgeführt haben, aber zuvor kein Backup erstellt haben, besteht noch die Möglichkeit, auf die History zurückzugreifen. Im Teilnehmer-Fenster unter History können Sie einen Gesamtexport der History erstellen und daraus eine Excel-Datei erstellen, die über den Teilnehmer-Import (mit Option vorhandene Teilnehmer aktualisieren) die alten Werte zurückschreibt.
 

Live-Backup

Das Live-Backup ist eine Funktion, um weiterhin Zugriff auf den letzten Stand einer Veranstaltung zu haben, wenn Ihr Rechner abstürzt. Es bietet hingegen kein Rückgriff auf eine alte Version, wenn eine falsche Operation ausgeführt wird.
Starten Sie das Live-Backup im race|result Web Server über Datei->Live-Backup lokal starten (Backup auf lokalem Speichermedium) oder Live-Backup extern starten (Backup auf einem anderen Computer, auf dem die race|result Software läuft).

Eine Veranstaltungsdatei in ein anderes Benutzerkonto verschieben

Veranstaltungen können mit mehreren Benutzerkonten mit Hilfe der Zugriffsrechte geteilt werden.

Es ist nicht möglich eine Veranstaltungsdatei direkt von einem Benutzerkonto ein ein anderes Konto zu verschieben. Hierfür muss ein Backup der zu verschiebenden Datei heruntergeladen und im zweiten Benutzerkonto hochgeladen werden. So lange die Original Veranstaltung nicht gelöscht wird, bleibt diese aktiv.

Backup der Veranstaltungsdatei herunterladen

Im Menü Überblick > Technische Informationen kann ein Backup der Veranstaltungsdatei heruntergaeladen werden.

Online Verknüpfung aufheben

Nach dem Herunterladen des Backups, muss die Veranstaltungsdatei offline im RACE RESULT Web Server geöffnet werden. Zu diesem Zeitpunkt ist die Veranstaltung noch mit der originalen Event ID verlinkt (hier im Beispiel: 175168).

Unter Online > Erweitert, muss Online-Verknüpfung aufheben ausgewählt werden. 

Veranstaltung in anderes Benutzerkonto hochladen

Da nun die Veranstaltungsdatei nicht mehr mit der originalen Veranstaltungs-ID verknüpft ist, kann die Datei über den Chekin in ein anderes Benutzerkonot hochgeladen werden. Dazu muss das Event eingecheckt werden unter Online > Diese Veranstaltung auf den Server schieben (Check-In).

Nach dem Login wird der Webserver melden, dass dieses Event bisher nicht online existiert und fragt, ob eine neue Veranstaltung erstellt werden soll. Wird die Meldung bestätigt, wird die Veranstaltung im Benutzerkonto online angelegt.

Use Custom Fonts

Fonts can be added to RR12 offline by installing them to your computer as you would install any new font. Fonts are reloaded into RR12 every 5 minutes or when restarting the RACE RESULT Web Server. These fonts can then be used for certificates, PDFs or even Presenter screens. 

Browsers will cache the list of fonts for 24 hours so new fonts will not be visible until you clear your cache or wait 24 hours.

Offline fonts will NOT transfer online. The list of fonts online are fonts available from our servers. This list can not be added to at this time.

How to use Swap Data

Bib Transponders

When participants have swapped their BIB Transponders, follow these steps depending on when the issue is identified:

  • Before the Race:
    Simply swap the BIB numbers between the participants via the Swap Bib Numbers. This ensures that all associated data, including transponder readings, will be processed correctly.

  • During the Race:
    Use the "Swap Participants Data" function. This will update the participant data, swapping BIB numbers and raw timing data between the affected participants.

  • After the Race:
    As with during the race, use the "Swap Participants Data" function to swap BIB numbers and raw data. 

Reusable Transponders

(A-Z Transponders, HuTags, Active Transponders, Bib transponders not linked to the bib number)

If participants swap Reusable Transponders, the approach depends on whether you’re using the Transponder Field or a Chip File for mapping:

Using the Transponder Field

  • Before the Race:
    Manually update the transponder fields in the participants tab, to reflect the correct assignment.

  • During the Race:

    1. Pause timing to avoid further incorrect reads.

    2. Use the "Swap Raw Data" function to correct timing data between participants.

    3. Update the transponder fields in the participant records to reflect the correct assignment.

    4. Resume timing.

  • After the Race:
    Use the "Swap Raw Data" function to adjust results. Additionally, update the transponder fields if you need to replay timing reads later for verification.

Using the Chip File

  • Before the Race:

    • Edit the chip file, ensuring proper transponder-to-participant mapping.

  • During the Race:

    1. Pause timing to prevent further incorrect reads.

    2. Use the "Swap Raw Data" function to correct timing data between participants.

    3. Update the chip file with the correct transponder assignments.

    4. Resume timing.

  • After the Race:

    • ​​​​​​​​​​​​​​Use the "Swap Raw Data" function to adjust results. Additionally, update the chip file if you plan to replay timing reads later for verification.