Importar Participantes
Para importar participantes desde una fuente externa, puedes cargar un archivo Excel/CSV en Participantes ⇒ Importar Participantes.
Esta herramienta te permite subir archivos Excel o CSV y asignar los datos directamente a los campos de tu evento.
Para iniciar la importación, selecciona un archivo que contenga los datos a importar en la primera hoja del libro.
Después de seleccionar el archivo, podrás previsualizar los datos y asignar (mapear) los campos del archivo a tu base de datos de participantes.
Mejores prácticas
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Incluye encabezados de columna en la primera fila.
Estos determinan qué campo del archivo del evento llenará cada columna. Puedes ajustar estas asignaciones en la pantalla de previsualización.
Si no hay encabezados, tendrás que mapear cada columna manualmente. -
Se incluye una plantilla de Excel de ejemplo con los campos predeterminados directamente en la pantalla de importación.
Puedes usarla como punto de partida para cargas simples. -
Importante: Solo importa Age (Edad) o DateOfBirth (Fecha de nacimiento) o YearOfBirth (Año de nacimiento).
Si importas más de uno, estos campos entrarán en conflicto y los datos serán incorrectos.
Más información sobre estos campos está disponible en el artículo YearOfBirth and DateOfBirth.
Asignación de Campos (Mapping Fields)
Asignación de campos durante la importación
La primera fila del archivo de importación, que contiene los encabezados de columna, aparecerá en la parte superior de la vista previa de importación.
Los campos que no estén asignados a un campo existente en la base de datos se mostrarán con un indicador de campo no mapeado.
Para estos campos sin asignar, hay 3 opciones:
1. Importar como un campo nuevo
Deja el mapeo en blanco para crear un nuevo campo adicional, que luego aparecerá en los datos del participante.
2. No importar la columna
Desmarca la casilla Importar columna para ignorar esos datos y evitar que se importen.
3. Mapear a un campo existente
Edita el cuadro de Field (Campo) y selecciona el campo correspondiente en la base de datos al que quieres vincular esa columna.
Un tooltip (mensaje emergente) mostrará una lista de los campos actualmente disponibles.
Uso del cuadro de Mapeos (Mappings)
Además, el cuadro Mappings permite realizar manipulaciones de datos antes de importar la información al archivo de la carrera.
Esto es especialmente útil si el formato de exportación de tu sistema de inscripción no coincide perfectamente con la estructura del archivo de tu evento.
Modos de Importación
Existen tres modos de importación, y el modo predeterminado es Solo agregar nuevos participantes (Only add new participants).
Puedes cambiar el modo en la esquina inferior izquierda de la vista previa de importación.
Asignación de Participantes (Participants Mapping)
El ajuste Participants Mapping – Via this column define qué registro del archivo del evento corresponde a qué registro del archivo de importación.
Normalmente, los registros se asignan mediante el número de Bib, pero también puedes usar otras columnas, como:
- un ID de participante/registro,
- o una combinación de Nombre y Apellido.
Las columnas utilizadas para el mapeo se indican con un ícono especial en la vista previa de importación.
| Modo | Descripcion | Mapping |
| solo agregar nuevos |
Solo crea nuevos registrosCrea únicamente registros nuevos. |
Opcional |
| actualizar existentes |
Actualiza todos los registrosActualiza todos los registros en el archivo del evento basándose en la clave de mapeo seleccionada. |
Requerido |
| Agregar y actualizar |
Actualiza y crea registros según correspondaActualiza a los participantes existentes que coinciden con la clave de mapeo seleccionada, |
Requerido |
Asignación de números de dorsal (Bib) al agregar nuevos participantes
Cuando se agregan nuevos participantes, si el archivo de importación no contiene un número de dorsal (Bib), se asignará automáticamente un nuevo número de acuerdo con la configuración definida en Bib Number Settings.
Sin embargo, si el archivo de importación sí contiene la columna Bib y se ha ingresado un número, ese número de bib será utilizado.
Esto implica que el registro no se importará si ese número de bib ya existe en el archivo del evento.
Consideraciones adicionales
Si importas datos frecuentemente con el mismo formato, puedes guardar tus asignaciones de campos y configuraciones de importación como una plantilla de importación para acelerar futuros procesos.
- Las plantillas pueden exportarse para utilizarlas en otros eventos.
- También puedes establecer una plantilla como predeterminada, de modo que se cargue automáticamente cada vez que abras la vista previa de importación.
