Die Einstellungen bestimmen teilweise die Rechnungsfelder, die im Layout verwendet werden können, und wie Rechnungen gruppiert werden.

Allgemein 

Allgemeine Einstellungen

Legen Sie hier u.a. die erste Rechnungsnummer fest. Tragen Sie einen festen Wert ein. Dieser kann alphanumerisch sein, das letzte Zeichen muss allerdings eine Zahl sein. Es werden ausschließlich die Platzhalter [yyyy] für das aktuelle Jahr und [YYYY] für das Veranstaltungsjahr unterstützt. Rechnungen werden von der ersten Rechnungsnummer fortlaufend generiert. Entstehen im späteren Verlauf durch Löschen einzelner Rechnungen Lücken in der Rechnungsnummer, werden diese automatisch aufgefüllt.

Rechnungen werden standardmäßig als lesbare PDF generiert und verschickt. Definieren Sie diese optional im ZUGFeRD-Format, um EU-weit gültige E-Rechnungen zu generieren.

Standardmäßig entspricht das Leistungsdatum dem Veranstaltungsdatum. Geben Sie nur ein abweichendes Leistungsdatum an. Damit das abweichende Leistungsdatum und die rechtlichen Hinweise auch in der E-Rechnung vorkommen, müssen diese zwangsläufig in den Einstellungen gesetzt werden.

Rechnungssteller

Geben Sie die Daten des Rechnungsstellers an. Beachten Sie, dass dies ausschließlich feste Textfelder sind und keine Formeln hinterlegt werden können. Versenden Sie E-Rechnungen, ist die Umsatzsteuer-ID eine Pflichtangabe.

Rechnungsempfänger

Geben Sie hier die Daten an, die die Rechnungsadresse definieren. Dies sind in der Regel Felder, können aber auch Ausdrücke sein. Alle Datensätze mit identischen Werten für den Rechnungsempfänger werden für die Rechnungserstellung zusammengefasst. Soll bei einer Sammelanmeldung bspw. eine gemeinsame Sammelrechnung erstellt werden, lassen Sie den "Namen" leer oder tragen das Feld ein, in dem der Name des Rechnungsempfängers enthalten ist, nicht aber die Namen der Einzelteilnehmer.

Zahlungsbedingungen

Sollen sämtliche Rechnungen automatisch mit der Anmeldung/Änderung erstellt werden, lassen Sie die Felder leer. Sie werden automatisch durch die verwendete Zahlungsmethode gesetzt. Bei manueller Erstellung der Rechnungen geben Sie hier die entsprechenden Zahlungsbedingungen an. 

Erweitert

Teilnehmer gruppieren

Gibt es mehrere Datensätze mit teilweise unterschiedlichen Rechnungsadressen (s.u. - Rechnungsempfänger), bestimmen Sie unter Teilnehmer gruppieren im Filter, in welchem Datensatz die korrekte Rechnungsadresse hinterlegt ist. Über das Gruppierungsfeld werden die in einer Rechnung des den Filter erfüllenden Datensatzes zu berücksichtigenden Teilnehmer definiert. Ist bei einer Firmenanmeldung die Firmenregistrierung in einem eigenen Datensatz, geben Sie hierfür einen Filter an, bspw. [Wettbewerb]=9, wenn in Wettbewerb 9 alle Firmenregistrierungen gesammelt werden. Im Gruppierungsfeld geben Sie dann das Feld an, in dem der Firmenname gespeichert wird, in der Regel [Verein]. Dadurch erhält die Firmenregistrierung die Rechnung, auf welcher alle Datensätze mit identischem Wert des Gruppierungsfeldes enthalten sind. 

Zusammengefasst: Alle Teilnehmer, die den Filter erfüllen, erhalten eine Rechnung. Teilnehmer, die den Filter nicht erfüllen, werden basierend auf dem Gruppierungsfeld den Teilnehmern zugeordnet, die den Filter erfüllen. Gibt es keinen Teilnehmer mit gleichem Wert im Gruppierungsfeld, der den Filter erfüllt, wird hierfür keine Rechnung generiert.

Werden beide Felder leer gelassen, wird grundsätzlich jeder Datensatz als Rechnungsempfänger behandelt.

Startgelder ausschließen

Wählen Sie alle Startgeldpositionen, die nicht für Rechnungen berücksichtigt werden sollen (bspw. Rechnungen).