Über den Button Kontakt aufnehmen im Home Tab einer Veranstaltung auf my.raceresult.com können Teilnehmer eine Kontakt- oder Reklamationsanfrage stellen. Dies dient dazu, die Kommunikation zwischen Teilnehmer und Veranstalter/Zeitnehmer zu vereinheitlichen.
In diesem Bereich unter my.raceresult.com > Kontaktanfragen finden Sie nun alle Anfragen aus all Ihren Veranstaltungen gesammelt. Dieser Bereich ersetzt die bisherige Seite "Reklamationen bearbeiten", die sich in jeder Veranstaltung einzeln befand. Bereits bestehende Anfragen werden automatisch in den neuen Bereich verschoben.
Die Anfragen werden nach Veranstaltung gruppiert und in drei Status unterteilt: Offen, Geschlossen und Gelöscht. Es existiert für jeden Status ein separater Tab. Wenn Sie auf eine Anfrage klicken, sehen Sie auf der rechten Seite alle Details zu der Anfrage:
- die zugehörige Veranstaltung (inkl. einem Link zum Öffnen dieser Veranstaltung)
- Absender, Status, Datum und die Startnummer (sofern angegeben), das verknüpfte Teilnehmerprofil
- Die Anfrage des Teilnehmers
Hat der Teilnehmer im Kontaktformular seine Startnummer angegeben, wird die Anfrage direkt mit Teilnehmerdatensatz verknüpft. Klicken Sie auf den Namen des Teilnehmers, um den vollständigen Teilnehmerdatensatz aufzurufen. Im Falle einer gewünschten Datenkorrektur können Sie diese dann auch direkt aus dieser Ansicht heraus durchführen und abspeichern.
Sollte die Anfrage nicht mit dem richtigen Teilnehmer verknüpft sein, können Sie über die Stift-Schaltfläche den verknüpften Teilnehmerdatensatz ändern.
Das Feld Notizen können Sie für Ihre internen Vermerke zu dieser Anfrage nutzen.
Im Feld darunter sehen Sie den kompletten Nachrichtenverlauf einschließlich der ursprünglichen Anfrage. Um auf eine Anfrage zu antworten, nutzen Sie das untere Feld. Als Zieladresse ist die Absenderadresse bereits eingetragen, kann bei Bedarf aber auch verändert werden. Alle weiteren Felder (Von, CC, BCC) können Sie nach Bedarf und Fall befüllen.
Optional können Sie Ihre Antwort auch auf Basis einer Vorlage formulieren. Wählen Sie hierzu im Dropdown-Menü Vorlage die entsprechende Vorlage aus. Es stehen Ihnen hierbei alle Vorlagen aus den E-Mail/SMS-Vorlagen der Veranstaltung zur Verfügung.
Klicken Sie abschließend auf Senden, um die Antwort auf die Anfrage abzuschicken. Die Antwort wird daraufhin direkt im Nachrichtenverlauf darüber angezeigt.
Haben Sie damit die Bearbeitung der Anfrage abgeschlossen, ändern Sie den Status der Anfrage. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü in der Spalte Status den Wert zu Geschlossen. Die Anfrage wird nach dem nächsten Laden der Seite im Tab Geschlossen angezeigt.
Möchten Sie eine Anfrage löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen rechts oben. Dadurch wird die Anfrage direkt und ohne Antwort in den Tab Gelöscht verschoben.