To import participants from an external source, you can import an Excel/CSV file in Main Window->Import Participants.

Requirements

The Excel file has to fulfill the following requirements:

The data you would like to import is on the first worksheet.
The first line contains column heads which determine into which Field the values of the columns will be imported.
The file contains no blank lines in between. As soon as the first empty line is found, the import will be stopped.

It is easiest to fill out the example of a valid Excel table linked in the import screen.

Furthermore, the Excel file should only contain data which you really want to import. If the file contains other columns, the import will be denied with an "Unknown Column" error message. In this case, it is possible to activate the option Ignore Unknown Columns, but it is a bit risky. If one column title is wrong (e.g. Name instead of LastName), the column will be ignored and the data will be imported without it.

Note: For RACE RESULT 14 to read the Excel/CSV/Text file, you need a spreadsheet software such as Microsoft Excel or Libre Office Calc installed on your local machine.

Adding and Updating Participants

By default, the records from the Excel file will be added to your event file. If the Excel file does not contain a bib number, a new bib number according to the Bib Number Settings will be assigned.

However, if the Excel file contains the column Bib and a number is entered, this bib will be used. In return, this means that the record will not be imported if the bib number already exists in the event file.

When activating the option Update Existing Participants, existing records in the file will be updated with the information from the Excel file. The setting Participants Mapping Via defines which record in the event file and which record in the Excel file correspond to each other. Usually, records will be mapped via the bib number, but you could also choose, for example the first two columns which may be last and first name.
If a corresponding record cannot be found in the event file, a new record will be created, unless you activate the option Do not add participants.

Additional considerations

It is important to only import Age or DateOfBirth or YearOfBirth. If you import more than one of these fields they will conflict with each other and your data will be incorrect. More information on these fields can be found in our article YearOfBirth and DateOfBirth.

Importazione da File Evento

Utilizzato per importare partecipanti e tempi da un altro file evento. In questo modo è possibile importare registrazioni tardive da un altro computer o unire più file eventi per una valutazione in serie.

Suggerimento: durante l'importazione e l'identificazione dei partecipanti, si consiglia di eseguire prima un backup locale del file evento.

Partecipanti
Scegli come gestire i dati che stai importando:

aggiungi solamente nuovi partecipanti
aggiorna solamente partecipanti esistenti
aggiungi ed aggiorna

Identificazione partecipanti
Più comunemente i partecipanti sono identificati dal pettorale. Se i partecipanti non utilizzano lo stesso numero di pettorale, è possibile utilizzare opzioni di identità alternative come Nome+AnnoDiNascita o un identificativo univoco come il Numero di registrazione.

Condizioni di importazione
Aggiorna le voci esistenti aggiornerà tutti i record esistenti nel file di origine con i dati del file importato: questo aggiornerà TUTTE le informazioni che non vengono utilizzate come identificatore.

Allo stesso modo, quando è abilitata la voce Non aggiungere partecipanti, qualsiasi partecipante non trovato nel file di origine ma presente nel file di importazione verrà ignorato.

Può essere applicato un filtro all'importazione, ad esempio, potresti voler importare solo record per pettorali tra 1 e 500.

Gare
I partecipanti verranno assegnati ad una gara in base alle impostazioni di corrispondenza della gara.

Importa gare in maniera identica richiede che il numero ID della gara di entrambi i file dell'evento corrisponda esattamente. Questa opzione viene comunemente utilizzata quando viene utilizzata una copia degli stessi file evento, ad esempio quando vengono effettuate registrazioni tardive.

Le gare che non hanno ID corrispondenti possono essere importati selezionando il numero della gara e il nome della gara corrispondente.

Suggerimento: se un partecipante partecipa a un evento in serie e cambia gara, è necessario identificare i partecipanti in base all'identificatore e al concorso preferiti, ad es. [Pettorale] e [Gara].

Tempi
I tempi vengono importati nello stesso modo. I tempi con ID dei risultati corrispondenti possono essere importati con importa tempi in maniera identica. Se il file importato viene utilizzato per una valutazione in serie, è possibile mappare l'ID risultato in un altro campo risultato.

Dati grezzi
Quando è selezionata l'opzione Importa dati grezzi, verranno importati tutti i record di dati grezzi. È importante che il nome dei punti di cronometraggio corrisponda in entrambi i file.

Possible Excel import error messages

When importing participants it is possible to receive an error message if something in your import file is incorrect. Below is a list of possible error messages with explanations and possible fixes.

Unknown column

A column in your Excel file does not exist as a data field in your event file. You should change the column name in the Excel file to match the data field in your event file. If the data field doesn't exist, you can create a custom field in Main Window > Participants Data > Additional Fields.
Check your import file for hidden columns. In Excel, it is possible to hide columns from view. When importing these columns are still visible. Look at the column lettering and see if a letter is missing. This will indicate a hidden column.
Check the spelling of the column name in your import file to make sure it matches the field you are trying to import.
ADVANCED. Check the box labeled "Automatically create additional fields for unknown columns". This will generate additional fields for any unknown columns - but you should check that you do not have an error in an existing column name before using this option.

File contains more than one participant assigned to Bib 100, which is not allowed. Please correct this problem and import again.

This indicates you have more than one of the same bib numbers in the Bib column.
In your Excel file, check the Bib column for duplicates. It helps to sort your file by the Bib value.

Error: Invalid col name: My Data

This error indicates a column name that is invalid.
Column names cannot contain spaces or special characters.

Bib Existing

This error happens when you are trying to import a list of participants and mapping on a value other than Bib.
This error indicates that one of the participants being imported has a Bib value that already exists in the event file and the mapping value does not line up.
For example, Bib 100 exists in the event file with a mapping value of 1. You try to import bib 100 under a mapping value of 2. Bib Existing error will be thrown.